Business Transformare digitala

7 idei pentru arhivarea electronică a documentelor

Arhivare electronica

Într-o lume în continuă evoluție digitală, gestionarea documentelor nu mai este doar despre dosarele fizice și rafturile pline de hârtii. Arhivarea electronică a devenit o necesitate pentru companii, indiferent de mărimea sau domeniul lor de activitate. Contracte, facturi, comunicate interne sau rapoarte, toate acestea trebuie să fie stocate, accesate și protejate într-un mod eficient și rapid.

Dar cum să facem asta?
Cum să ne asigurăm că documentele noastre sunt în siguranță, că le putem găsi rapid și că respectăm reglementările? In acest articol vom dezvălui 7 idei esențiale pentru arhivarea digitală a documentelor pe care le poți aplica în compania ta. De la obiective și proceduri, la securitate și accesibilitate, vom descoperi strategii eficiente pentru gestionarea informațiilor si pentru transformarea haosului documentelor într-un sistem organizat și funcțional. 

1. Stabilește obiective clare pentru arhivarea documentelor

Definește clar ce dorești să obții prin arhivarea electronică. Din tabelul de mai jos ai posibilitatea să alegi obiectivele și beneficiile corespunzătoare.

2. Identificarea documentelor relevante

Începe prin a identifica tipurile de documente pe care compania ta le generează sau primește. Acestea pot include facturi, contracte, chitanțe, registre contabile, documente fiscale etc.

Este un pas simplu dar de mare ajutor. În această fază ține cont și de cerințele legale privind stocarea, gestionarea și distrugerea documentelor. Notează-ți cât timp ești obligat să stochezi documentele arhivate; ce documente, date trebuie să stochezi și pentru cât timp, ca să nu le ții mai mult decât e necesar.

3. Asigură o scanare de calitate

Calitatea sau dimensiunea fișierelor arhivate este mai importantă pentru tine? Respectiv, nu e tot una dacă ai documente A4 stocate în fișiere de 500KB sau același document într-unul de 45MB.
Calitatea scanării este esențială pentru lizibilitatea documentelor digitizate. Pentru a obține rezultate optime în ceea ce privește obiectivul scanări, este important să iei în considerare câteva caracteristici cheie: 

Dimensiunea fizică

Lățimea și înălțimea imaginii în pixeli sau unități fizice (cm, inch)

Rezoluția de scanare

Numărul total de pixeli (puncte) care compun o imagine, care influențează direct spațiul necesar pentru stocarea documentului. Cu cât un document este scanat la o rezoluție mai mare, va avea mai multe detalii, dar va ocupă spațiu mai mare. 

Compresia aplicată documentului scanat

Compresia este și ea relevantă în determinarea mărimii unui fișier de imagine. Alegerea nivelului de compresie poate afecta semnificativ dimensiunea finală a fișierului. Totodată compresia care implică și pierderi poate deteriora claritatea detaliilor sau lizibilitatea documentului scanat.

Adâncimea de culoare

O altă caracteristică care influențează dimensiunea documentului stocat este adâncimea de culoare. Aceasta se referă la numărul de biți folosiți pentru a stoca un pixel al imaginii. În cazul documentelor de tip contracte, sau facturi, scanarea în nuanțe de gri poate fi suficientă. Însă o revistă de specialitate merită stocată cu o fidelitate de culoare ridicată.

Recunoașterea caracterelor (OCR)

Orice format de imagine, cu o calitate suficient de mare, conform caracteristicilor de mai sus, poate fi folosit pentru recunoașterea caracterelor. Cel mai avantajos mod de abordare este recunoașterea textului la scanare, deoarece astfel textul poate fi indexat. Ulterior textele indexate pot fi ușor căutate. Indexarea sau altfel spus categorizarea poate fi făcută automat, sau cu ajutorul ML (Machine Learning) sau AI (Inteligență Artificială).

Recomandări pentru formatul documentelor și a imaginilor:

Cele mai des folosite formate de documente electronice pentru arhivare sunt:

  • PDF este popular datorită portabilității, formării constante și securității. Documentele PDF arhivate pot fi accesate pe diverse platforme fără a afecta formatarea. Standardul PDF utilizează diverși algoritmi de compresie pentru a reduce dimensiunea fișierelor de imagine.
  • XML este folosit pentru stocarea datelor structurate. Este ușor de procesat și poate fi utilizat pentru arhivarea metadatelor. 
  • TIFF este utilizat în special pentru imagini scanate. Este un format necomprimat și suportă imagini de înaltă calitate.
  • JPG este o versiune îmbunătățită a formatului JPEG, care oferă o compresie mai bună și suportă transparența. Este folosit pentru imagini de înaltă calitate.

4. Stabilește un standard pentru denumire a fișierelor

Înainte de a începe procesul de digitizare(scanare), gândește-te la un sistem logic de denumire a fișierelor pe care tu sau furnizorul de scanare îl poate aplica imaginilor pe măsură ce acestea sunt create. Poate dorești să cauți și să recuperezi documente și imagini doar după numele fișierului, astfel o denumire bazată pe numărul de serie, cum ar fi 0001, poate îngreuna acest lucru.

Iată un exemplu concret de structură pentru procedura de denumire a fișierelor:

  1. Categorie sau Departament:
    Începi cu numele departamentului sau categoria de documente. De exemplu: “Financiar”, “Resurse Umane”, “Proiecte”.
  2. Data Documentului:
    Adaugi data creării sau aprobării documentului. Formatul poate fi YYYY-MM-DD sau alt format standardizat.
  3. Descriere Scurtă a Documentului:
    Include o descriere concisă a conținutului documentului. De exemplu: “Factura_12345”, “Contract_Angajat_XYZ”.
  4. Versiune (dacă este cazul):
    Dacă documentul suferă modificări, adaugă numărul versiunii. De exemplu: “Contract_Angajat_XYZ_v2”.
  5. Extensie de Fișier:
    Se adaugă, în general automat, extensia specifică a fișierului, cum ar fi “.pdf”, “.docx”, “.xlsx”, “.jpg”, etc.

Astfel, un exemplu complet de denumire a fișierului arhivat electronic ar putea fi: “Financiar_2023-05-10_Factura_12345.pdf”. Acest sistem logic face ca documentele să fie ușor de găsit și gestionat într-o arhivă electronică. Totuși pentru securitatea datelor poate fi luată în considerare o pseudonimizare, codificare.

Pentru detalii specifice în conformitate cu reglementările, îți recomandăm să consulți normele tehnice și metodologice aplicabile arhivării electronice. De asemenea, Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică oferă ghiduri suplimentare.

5. Integrarea arhivării electronice în fluxul de lucru

Integrarea sistemului de arhivare electronică cu alte sisteme informatice ale organizației (ERP, CRM) respectiv cu AI, permite accesul facil la documente relevante și la conținutul acestora, direct din fluxul de lucru. Această integrare crește productivitatea și elimină nevoia de a căuta documente în mai multe locații. 

Monday este partenerul nostru care ne oferă o soluție de integrare eficientă și la îndemână: 

Ghid complet despre managementul documentelor în cloud

Funcțiile bazate pe inteligență artificială îmbunătățesc gestionarea documentelor prin:

  • a ințelege intenția căutării: dacă trebuie să găsești o informație specifică, o platformă bazată pe inteligența artificială poți extrage aceste informații rapid și precis, deoarece funcțiile de inteligență artificială pot înțelege intenția și contextul căutării
  • a păstra documentele în siguranță: inteligența artificială poate fi învățată să identifice informațiile sensibile și confidențiale din documentele tale. Acest lucru înseamnă că poți să îți păstrezi informațiile private în siguranță, să le stochezi corespunzător și să respecți securitatea și conformitatea lor.
  • a grupa automat documentele: cu o funcție de inteligență artificială, îți poți programa software-ul să grupeze documentele. El putând identifica documentele astfel clasificate și munca ta îți va ușura.

Desigur, aceste caracteristici depind de platforma utilizată. Nu toate platformele software cu inteligență artificială au aceleași caracteristici, iar aici nu sunt menționate toate funcțiile disponibile.

În cele din urmă, orice tip de funcție bazată pe inteligență artificială îți va îmbunătăți procesul de gestionare a documentelor. Pe lângă toate cele de mai sus este important să și știi să folosești AI-ul.

6. Instruirea personalului

Instruiește personalul cu privire la utilizarea datelor și arhivarea electronică. Beneficiile acestor tehnologii sunt multiple dar pot fi limitate, în mare măsură, de know-how ul utilizatorilor.

Asigură-te că personalul este familiarizat cu procedurile de securitate și cu politicile de acces la documente. Iată o posibilă tematică a instructajului:

Introducere în securitatea documentelor

  • Importanța securității documentelor
  • Tipuri de documente electronice (fișiere, e-mailuri, baze de date)
  • Amenințări comune (hacking, phishing, malware)

Controlul accesului și autentificarea

  • Drepturi de acces ale utilizatorilor și permisiuni
  • Implementarea metodelor puternice de autentificare (parole, autentificare multifactorială)
  • Controlul accesului bazat pe roluri

Tehnici de criptare

  • Bazele criptării (simetrică vs. asimetrică)
  • Criptarea fișierelor și canalelor de comunicare
  • Stocarea și transmiterea securizată

Prevenirea pierderii datelor (DLP)

  • Identificarea datelor sensibile (PII, înregistrări financiare, secrete comerciale)
  • Implementarea politicilor DLPMonitorizarea și prevenirea scurgerilor de date

Backup și recuperare

  • Backup-uri regulate (locale și bazate pe cloud)
  • Planificarea recuperării în caz de dezastru
  • Testarea procedurilor de backup și restaurare

Partajarea securizată a fișierelor și colaborarea

  • Platforme de partajare securizată a fișierelor (OneDrive, SharePoint, Google Drive)
  • Practici recomandate pentru partajarea documentelor în exterior
  • Instrumente de colaborare și control al versiunilor

Conștientizarea cibernetică

  • Educația angajaților privind atacurile de tip phishing
  • Raportarea activităților suspecte
  • Menținerea software-ului și a sistemelor actualizate

Răspuns la incidente

  • Dezvoltarea unui plan de răspuns la incidente
  • Gestionarea incidentelor de securitate (încălcări de date, infecții malware)
  • Proceduri de comunicare și escaladare

Materiale de instruire:

  • Diapozitive de prezentare
  • Studii de caz și exemple din viața reală
  • Exerciții practice (criptare de fișiere, configurare control acces)

7. Asigurarea securității documentelor

Implementează măsuri de securitate adecvate pentru a proteja datele și documentele electronice împotriva accesului neautorizat, pierderii datelor sau atacurilor cibernetice.

Tocmai de aceea iată un exemplu de checklist cu măsuri adecvate, în urma cărora poți beneficia de protecția documentelor electronice:

1. Controlul accesului:
1.1 [  ] Implementarea politici de acces bazate pe roluri. 
1.2 [  ] Asigură-te că doar persoanele autorizate au acces la documente.
2. Autentificarea utilizatorilor:
2.1 [  ] Folosește autentificarea multifactorială (parole + SMS, aplicații mobile etc.).
2.2 [  ] Evită parolele slabe și schimbă-le periodic.
3. Backup-uri și recuperare:
3.1 [  ] Realizează backup-uri regulate ale datelor.
3.2 [  ] Testează procedurile de recuperare în caz de pierdere sau atac.  
4. Criptarea datelor:
4.1 [  ] Criptează fișierele pentru a le face eligibile pentru utilizatorii neautorizați.
4.2 [  ] Utilizează protocoale securizate pentru transferul datelor. 
5. Prevenirea  pierderii datelor (DLP):
5.1 [  ] Identifică și protejează datele sensibile (PII, informații financiare etc.).
5.2 [  ] Implementează politici DLP pentru a preveni scurgerile de date.
6. Gestionarea riscurilor interne:
6.1 [  ] Monitorizează activitatea angajaților și identifică comportamente riscante.
6.2 [  ] Educarea angajaților privind bunele practici de securitate.
7. Ștergerea corectă a datelor:
7.1 [  ] Asigură-te că datele sunt șterse complet și irecuperabil.
7.2 [  ] Respectă perioadele de retenție și elimină documentele expirate.
8. Protecția informațiilor:
8.1 [  ] Clasifică datele în funcție de nivelul de confidențialitate.
8.2 [  ] Utilizează instrumente de protecție a informațiilor pentru gestionarea accesul.
9. Reziliența datelor:
9.1 [  ] Planifică recuperarea în caz de dezastru.
9.2 [  ] Asigură-te că datele sunt disponibile în orice moment.
10. Colaborarea cu autoritățile de supraveghere
10.1 [  ] Respectă cerințele legale și reglementările privind protecția datelor.
10.2 [  ] Notifică în cazul încălcării securitatea datelor.

Transformă haosul în ordine digitală

Într-o eră a informației digitale, arhivarea documentelor nu mai este o simplă formalitate, ci o necesitate strategică. Cele 7 idei prezentate în acest articol îti oferă o cale clară către eficiență, securitate și accesibilitate. Așadar, să ne îndreptăm privirea spre viitor, unde haosul hârtiilor se transformă în ordine digitală, iar companiile prosperă prin gestionarea inteligentă a informațiilor. 

Devino digitaliz.at! Pentru suport în eficientizarea mediului digital al afacerii tale, experții noștri de la Innovative Baseline sunt la doar un click distanță de la tine.  

Author

Biro Victor